El crecimiento de la empresa añade complejidad a las operaciones de la empresa, tanto a los departamentos de operaciones, más volumen, más personal, más horas, más pedidos, más envíos, más, más, más…. Pero como hay negocio, y supone facturar más, e incrementar el beneficio al final, se adecuan las capacidades, y productividades para llegar a la demanda generada,…¿Crece toda la empresa por igual? Normalmente no, normalmente, se van adaptando los departamentos según las necesidades, excepto normalmente el departamento de administración, que es el gran olvidado, por lo que es muy común en épocas de grandes crecimientos, que las labores administrativas de la empresa se vayan retrasando y deteriorando.
El objetivo no debe ser solo servir al cliente y servirle bien, sino que la factura llegue a tiempo, se controlen los cobros, los proveedores estén satisfechos con nosotros…. y que el personal no se vea hundido entre papeles, que va moviendo de un sitio a otro de la mesa, porque siempre hay cosas urgentes, una auditoria de calidad, una inspección, un calculo de nómina….
Los procedimientos administrativos son los grandes olvidados en épocas de crecimiento, y solo se ponen en el punto de mira cuando empiezan a llegar quejas, bien de proveedores que no cobran,… bien de clientes que reclaman facturas… pero no suele ser el departamento al que se refuerza al crecer la empresa, porque existe la creencia de que una incorporación de una persona mas a administración es un coste fijo mas que mantener, y no se ve como una oportunidad de mejorar procesos, facturación, la toma de datos del ERP, del que luego se quieren sacar informes, con bases de datos necesariamente actualizadas…
Una empresa que trabaje con un ERP y no meta los albaranes en el sistema al día, pierde control de sus existencias, si no realiza los movimientos entre almacenes y ventas al día, desvirtúa su inventario, y además pierde noción del dinero que esta en la calle, porque la salida de mercancías es dinero que sale de la empresa temporalmente,… Si se emite tarde la factura, se cobrará más tarde, y los periodos de cobro se verán deteriorados, si se tarda en facturar, se perderá información sobre la deuda actual mantenida con determinados clientes, que quizás se debiera vigilar… si se retrasa la actualización de las facturas de proveedores, se acaba pagando tarde y mal, o llegándose a unos limites de crédito con los proveedores, en los que para volver a servirte quizás sea necesario pagar anticipadamente…. todo se traduce en deterioro de las relaciones con clientes, proveedores, falta de control, y no saber donde se está, lo que se debe, lo que nos deben, lo que hay en almacén,…
Creo que los ejemplos mencionados, y sus consecuencias de retrasos y deterioros de los procedimientos administrativos son bastante claros, y dejan ver la importancia que tienen sobre el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la situación financiera de la empresa. Hay que tratar de adecuar y optimizar el personal que hace tareas administrativas para que tengan trabajo todo el año, en algunos momentos más que en otros, no suponiendo un coste desorbitado.
Y tener claro que si estamos creciendo, no podemos olvidar, que hay que tratar de mejorar esos procedimientos y adaptar también la capacidad de esos departamentos.
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