Puede parecer una obviedad, pero la falta de comunicación es el principal problema de muchas empresas. Debe existir sintonía entre los distintos departamentos, partimos de la base que todos estamos en el mismo barco y el objetivo de la empresa es común para todos. Pero muchas veces ocurre que cada departamento va tomando decisiones que no comunica a otros, como decisiones de cambios de formas de cobros o pagos, inversiones repentinas, aprovisionamientos en oferta,… que no llegan a oídos del departamento financiero hasta que hay que hacer frente a los pagos. Decisiones de compras o ventas que afectan a la logística, a la organización del almacén y no son comunicadas hasta el ultimo momento, contrataciones que no se comunican al departamento de prevención… Todo lo que no es conocido por todos los departamentos afectados, y que surge en el día a día, acaba siendo un problema para la empresa.
El relato de lo que ocurre en la empresa, debe ser conocido por todos. En mis años como directora financiera, cuando me sentaba a hablar con los bancos, en algunas ocasiones venían personas del departamento de riesgo, o simplemente en algunas reuniones se trataba de ver que había pasado el año anterior, y se analizaban las cuentas de resultados. El hecho de conocer las decisiones que habían tomado otros departamentos, que habían existido problemas en el campo o la propia realización de la cuenta analítica de la empresa, hacían que pudiera justificar mi relato de forma coherente y no dejar a la banca pensando que no sabíamos donde estábamos o que estábamos haciendo, y así siempre me lo han comentado. No les ocurría con muchas empresas, en las que el financiero presentaba los resultados, pero no sabia dar explicaciones a lo ocurrido en los mismos.
La cuenta de resultados es una foto de la empresa en un momento determinado, pero salimos así en la foto por las decisiones y proyectos realizados durante un tiempo determinado, saber que decisiones y proyectos se han realizado es clave, y eso se consigue gracias a la comunicación. Soy muy partidaria de realizar reuniones semanales interdepartamentales, en las que se pone uno al día de como avanzan los proyectos de los distintos departamentos y en que situación y a que temas se enfrentan, porque así todos tenemos opinión de lo que estamos haciendo, podemos aportar o podemos adelantarnos a los problemas posibles o no de lo que pueda venir derivado de determinadas situaciones. Eso si, siempre con limitaciones horarias, eso de entrar en una reunión y estar demasiado tiempo, hace que se acabe perdiendo la atención y el hilo sobre lo que van las cosas.
La comunicación es un factor clave que hay que cuidar, no solo con el departamento financiero, sino entre los distintos departamentos, sobre todo entre los que tienen una fuerte interrelación entre sí. Hay que tener en cuenta a qué departamentos les afectan según qué decisiones, como hay veces que no esta claro, cuanta mas comunicación y al día estén todos los departamentos sobre lo que van haciendo, mejor, porque así los posibles departamentos afectados, están informados.
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